Manajemen Proyek: GANTT Chart dan Critical Path Method (CPM)

GANTT chart adalah salah satu teknik yang dapat digunakan dalam manajemen proyek. Teknik ini sangat baik dalam menggambarkan timeline suatu proyek, namun penggunaannya terbatas pada proyek yang kecil dan sederhana. Ketika proyek berskala besar dan kompleks, maka penggunaan GANTT chart harus dikombinasikan dengan teknik lain, seperti Critical Path Method, untuk mendapatkan hasil yang maksimal. GANTT chart umumnya dapat digambarkan dalam dua variasi bentuk dengan fungsi yang serupa, yaitu bar dan triangle, yang dapat dilihat pada Gambar 1 dan Gambar 2. Keuntungan dari GANTT chart adalah kesederhanaannya, sehingga sedikit atau tidak diperlukan keahlian khusus dalam membuat dan membacanya. Sementara kekurangannya adalah tidak efektif pada proyek berskala besar. Di bawah ini adalah tips dalam penggunaan GANTT chart:

1. Untuk proyek kecil dan sederhana. GANTT chart akan efektif ketika jumlah aktivitas kurang dari 100 dan tidak terlalu memperhatikan hubungan antara aktivitas. 
2.  Semakin besar dan kompleks proyek, efektivitas GANTT chart akan menurun. Solusinya adalah dengan mengkombinasikannya dengan beberapa teknik lain, seperti Critical Path Method. 

Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, pembuatan GANTT chart sangatlah mudah. Berikut adalah beberapa sumber untuk membuat GANTT chart:

• Aplikasi GANTT Chart (FREE)
• Template GANTT Chart di Excel (FREE)
• Tutorial Pembuatan Manual GANTT Chart di Excel

Referensi

Davidson, J. 2000. 10 Minute Guide to Project Management. 4th Ed. USA: Macmillan

Martinelli, R.J., dan Milosevic, D.Z. 2016. Project Management ToolBox: Tools and Techniques for the Practicing Project Manager. 2nd Ed. New Jersey: John Wiley & Sons

Langkah Krusial Menuju Kesuksesan

Pada gambar di atas, titik X adalah posisi awal sebuah industri, titik A adalah posisi yang akan dituju oleh sebuah industri, sedangkan titik A’ atau B adalah perubahan posisi dari titik A. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, langkah paling awal yang harus dilakukan oleh sebuah industri adalah menentukan visi, misi, dan tujuannya, yaitu titik A. Untuk dapat sampai ke titik A, kita memerlukan sebuah strategi. Strategi adalah segala upaya yang dilakukan untuk mengatur seluruh aset yang ada, seperti sumber daya manusia, modal, teknologi, bahan baku, waktu, dan lainnya, guna mencapai tujuan yang sudah ditentukan (titik A). Namun dalam perjalanannya, strategi yang sudah kita tentukan tidak berjalan mulus, atau dengan kata lain terdapat banyak halangan. Untuk mengatasi halangan tersebut, diperlukan sebuah taktik/manufer, yaitu langkah improvisasi untuk menghindari hambatan agar sebuah industri tetap dapat mencapai tujuannya. Taktik juga dapat dilakukan untuk mengecoh lawan atau pesaing yang ada. Perlu diperhatikan bahwa industri tidak selamanya melakukan taktik, melainkan harus segera kembali pada jalurnya setelah halangan terlewati. Ada kondisi lain yang mungkin terjadi, yaitu perubahan visi, misi, dan tujuan. Terdapat dua macam perubahan, yaitu perubahan strategis (titik B) dan perubahan biasa (titik A’). Dalam melakukan perubahan strategis, tidak semua strategi yang sudah kita tentukan untuk mencapai titik A bisa digunakan juga untuk mencapai titik B. Dengan kata lain, perubahan strategis merupakan perubahan yang besar, dan membutuhkan biaya yang besar juga. Berlawanan dengan hal tersebut, perubahan biasa tidak memerlukan biaya yang besar karena hanya terjadi sedikit perubahan. Contoh perubahan strategis adalah seorang mahasiswa yang ingin pindah jurusan dari teknologi pangan menjadi teknologi fisika. Mahasiswa tersebut perlu mengulang perkuliahannya dari awal karena kedua jurusan tersebut sangat berjauhan. Lain halnya ketika mahasiswa tersebut pindah ke jurusan gizi yang tidak jauh berbeda, sehingga mahasiswa tersebut tidak perlu mengulang perkuliahannya dari awal, dan ini merupakan perubahan biasa.

Beberapa Langkah Esensial dalam Pembuatan Industri

Sebelum berkutat dengan masalah finansial, sumber daya, manajemen, atau segala urusan lainnya, langkah pertama yang wajib dilakukan oleh sebuah industri adalah menentukan visi, misi, dan tujuannya. Visi merupakan unsur tertinggi dari ketiga unsur tersebut, kemudian diikuti dengan misi dan tujuan. Sebagai gambaran, berikut adalah contoh perbedaan ketiga unsur tersebut:

• Visi: Bisa berbakti kepada Tuhan Yang Maha Esa
• Misi: Menjadi manusia yang berguna
• Tujuan: Menjadi sarjana

Sebuah industri juga perlu menentukan sasaran dengan pengertian yang sedikit berbeda dengan tujuan. Sasaran adalah tujuan dengan parameter yang jelas. Bayangkan dalam dunia perkuliahan, tujuan seorang mahasiswa adalah untuk lulus kuliah, sedangkan sasarannya adalah lulus dalam waktu 3.5 tahun dan IPK di atas 3.5. Dalam perjalanannya, mungkin saja mahasiswa tersebut lulus kuliah, tetapi dalam 4 tahun dan dengan IPK  sebesar 3. Hal ini menunjukkan bahwa mahasiswa tersebut telah mencapai tujuannya, namun tidak mencapai sasarannya. Tujuan juga berbeda dengan maksud. Sebagai contoh seseorang bertujuan ke kedai kopi untuk membeli caramel macchiato, namun ketika sampai di kedai kopi, produk tersebut sudah habis. Artinya, tujuan orang tersebut tercapai, sedangkan maksudnya tidak tercapai.

Setelah semuanya telah ditentukan, langkah berikutnya adalah mencari tahu apakah visi, misi, ataupun tujuan yang telah ditetapkan bertentangan dengan hukum yang ada. Jika terdapat benturan, maka harus dilakukan perubahan pada konsep tersebut. Kedua langkah tersebut merupakan langkah primer sebuah industri. Ketika langkah primer terpenuhi, maka hal selanjutnya adalah memenuhi langkah sekunder seperti penentuan jumlah modal, pasar yang dituju, SDM dan teknologi yang akan digunakan, dan seterusnya. Setiap langkah memiliki cara tersendiri untuk mencapainya, sebagai contoh sebuah industri dapat melakukan survey pasar untuk mengetahui situasi dan kondisi pasarnya. Dengan begitu, industri akan lebih mudah untuk menentukan siapa target pasarnya. Contoh lainnya adalah penjadwalan proyek dari sebuah industri dapat dilakukan dengan teknik GANTT Chart atau Critical Path Method (CPM), dimana penjelasan lebih lanjut untuk kedua teknik tersebut akan dibahas dalam post Manajemen Proyek.

Dilema Industri: Melimpah atau Menarik?

Di dalam dunia industri, secara garis besar hanya terdapat dua kutub yang akan menjadi pertimbangan, yaitu kutub resource (sumber daya) dan kutub market (pasar). Pada kutub resource, hal yang harus ditekankan adalah tingkat ketersediaan sumber daya. Ketika suatu bahan tersedia melimpah, maka proses produksi akan mudah dilakukan tanpa takut kehabisan sumber daya. Sebagai contoh suatu industri yang didirikan di Indonesia memilih produk laut sebagai bahan bakunya. Indonesia yang adalah negara kepulauan dengan wilayah laut yang sangat luas merupakan pilihan yang tepat karena menyediakan banyak sekali produk laut. Dengan kata lain industri tersebut tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk mengambil produk laut dari negara lain dan juga tidak perlu mengkhawatirkan tentang keterbatasan bahan baku. Berbeda halnya ketika industri ini berdiri di negara Singapura yang wilayah lautnya sangat kecil. Industri tersebut harus mengambil bahan baku dari Indonesia, yang akan berdampak pada peningkatan biaya produksi. Selain itu, ada kemungkinan Indonesia tidak mau lagi mengirimkan produk lautnya ke Singapura sehingga menyulitkan industri tersebut dalam mencari bahan baku. Kemungkinan yang lain terdapat pada kutub market. Besar sekali peluang sukses bagi industri yang menghasilkan produk yang banyak dicari orang. Selama tingkat permintaan konsumen lebih tinggi dari penjualan produsen, maka berapapun produk yang dijual pasti akan dibeli. Sebagai contoh Indonesia yang sebagian besar masyarakatnya masih memanfaatkan beras sebagai kebutuhan pokok. Berapapun beras yang dihasilkan oleh produsen, pasti beras tersebut akan selalu habis dibeli oleh konsumen. Produsen tidak perlu takut merugi karena hasil produksinya tidak laku dan menjadi busuk. Namun sebenarnya ada satu kutub lagi yang tidak mudah untuk ditemukan, yaitu kombinasi dari kedua kutub tersebut. Ketika sebuah industri mengkombinasikan resource dengan market, maka keuntungan awal yang didapat akan jauh lebih besar. 

Dalam mengejar kedua kutub tersebut, ada beberapa cara yang dapat dilakukan. Cara yang bisa kita lakukan pada kutub resource adalah technology push. Technology push adalah konsep menawarkan suatu produk yang baru atau belum ada pasarnya, yang contoh nyatanya adalah industri handphone. Sebelum ada handphone, satu – satunya alat komunikasi jarak jauh adalah telegram. Walaupun biayanya mahal dan membutuhkan waktu pengiriman, semua orang tetap menggunakan telegram. Namun ketika handphone hadir, semua orang langsung meninggalkan telegram karena handphone dapat digunakan untuk berbicara dengan lawan bicara jarak jauh. Sebelum diperkenalkan, tidak ada satu orang pun yang berpikir untuk mempunyai atau membeli handphone karena tidak ada yang terbayang apa itu handphone. Tetapi perlu ditekankan bahwa untuk melakukan technology push tidaklah murah, karena dalam memperkenalkan produk baru dibutuhkan biaya promosi yang sangat mahal. Teknik ini tidak cocok untuk industri kecil yang masih memiliki keterbatasan sumber daya, khususnya uang. Dengan kata lain, kutub alternatifnya adalah market. Cara yang bisa kita lakukan pada kutub ini adalah market pull. Sebagai contoh produk gula memiliki pasar yang sangat luas, namun sebagian besar gula dihasilkan dari tebu yang terbatas jumlahnya. Sebagai jalan keluarnya, industri dapat melakukan subtitusi tebu dengan bahan lain untuk memproduksi gula. Satu hal yang perlu ditekankan adalah sebelum berkutat dengan kutub - kutub tersebut, sebuah industri wajib melakukan langkah krusial yang dijelaskan pada post Langkah Esensial Pembuatan Industri.